Was sind die Vorteile der Virtual Data Rooms (VDRs) gegenüber ursprünglichen Datarooms, wo haben diese eigentlich ihren Ursprung, welche Risiken entstehen und wie können diese Risiken durch die anonymization.ai abgewendet werden? Dieser Artikel klärt auf.
Was VDRs sind
Um Daten, Akten und wichtige Dokumente auszutauschen, stand früher ein analoger Datenraum zur Verfügung. Zu diesem Raum wurde Personen, welche an rechtlichen Prozessen, M&A-Deals oder anderen sensiblen Geschäftstransaktionen beteiligt waren, Zutritt gewährt. Ebenjene Räumlichkeit befand sich meist in Kanzleien von Anwälten oder dem betreffenden Unternehmen selbst.
Die Einrichtung eines analogen bzw. physischen Datenraums, um Sicherheit der Dokumente zu gewährleisten, wirkt auf den ersten Blick zwar logisch und schlüssig, in der Praxis hat er jedoch längst ausgedient. Heutzutage existieren so genannte VDRs, welche das Prinzip der analogen Welt auf das digitale Zeitalter übertragen.
VDRs bieten somit eine sichere Plattform, um z.B. den Zugang zu sensiblen Daten für Unternehmensprüfungen im Zuge von M&A-Transaktionen, sogenannte „Due Diligences“ zu ermöglichen.
Sicherheit der VDRs
Doch welche Vorteile bietet die Digitalisierung hierbei und wie wird sichergestellt, dass ein VDR tatsächlich sicher ist? Um sich der Vorteile bewusst zu werden, fassen wir die drei wichtigsten Vereinfachungen zusammen:
- Paralleler Zugriff mehrerer Beteiligter auf Dokumente mit zeitlicher und örtlicher Unabhängigkeit, ohne die Notwendigkeit der Einrichtung verschiedener Datenräume.
- Nachverfolgbarkeit: Die Aktivitäten der Nutzer werden hinsichtlich Downloadzahl, Anzahl der Aufrufe etc. mittels eines Zugriffprotokolls dokumentiert. Dieser Ablauf dient der Transparenz und ermöglicht Klarheit bei Streitigkeiten.
- Datenanalyse: Dokumente und wichtige Akten sind schon in digitaler Form vorhanden und können somit leicht in eine gegebene Software implementiert werden.
All dies dient insbesondere der Sicherheit und außerdem der Ersparnis: Druck-, Personal- und Raumkosten können so reduziert oder vermieden werden. Auf diese Weise werden M&A-Transaktionen hinsichtlich des anfallenden Zeit- und Kostenaufwandes optimiert.
Damit die Nutzung von VDRs aber zum Erfolg und nicht zum Desaster führt, ist insbesondere die Beachtung des Datenschutzes essenziell. Es liegt auf der Hand, dass sensible Daten nur berechtigte Personen erreichen.
Damit dieser Prozess sicher, automatisiert und DSGVO-konform abläuft, können die entsprechenden Dokumente (teil-)anonymisiert bzw. pseudonymisiert hochgeladen werden. Diese (Teil-) Anonymisierung bzw. -Pseudonymisierung kann hierbei Glanos‘ anonymization.ai automatisiert übernehmen, sodass zusätzliche manuelle Aufwände wegfallen.
Ihre Lösung: Dokument-Anonymisierung von Glanos
Sollte Ihr Unternehmen vor einer M&A-Transaktion o.ä. stehen und die Effizienz-, Sicherheits- und Benutzervorteile eines modernen VDRs nutzen wollen, kontaktieren Sie gerne unsere Teamlead Sales Vivienne Offermanns-Ohnesorge für einen unverbindlichen Austausch. Termine können Sie direkt über ihr LinkedIn-Profil oder über glanos.de, „Contact us“, vereinbaren.
Ihr Glanos Team
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