In einer zunehmend datengetriebenen, digitalisierten Welt wird die Nutzung von Cloud-Diensten immer beliebter. 84 Prozent der Unternehmen in Deutschland nutzen inzwischen Cloud Computing in ihrem Betrieb. Weitere 13 Prozent planen oder prüfen den Einsatz, das zeigt der aktuelle Cloud-Monitor von Bitkom und KPMG.
Der Studie zufolge bleibt der Cloud-Markt damit auf Wachstumskurs. Die Möglichkeit, Dateien bequem von überall aus abzurufen und gemeinsam mit anderen zu bearbeiten, hat zahlreiche Vorteile. Im Vergleich der Datenspeicherung auf lokalen Geräten vs. Cloud geht der Trend eindeutig in Richtung Cloud Dienste.
Im Hinblick auf den Datenschutz gibt es bei der Arbeit in der Cloud einiges zu beachten. Sensible Informationen, die in der Cloud gespeichert werden, können durch unbefugten Zugriff Dritter gefährdet werden. Risiken bestehen sowohl beim Transfer von Daten in die Cloud (data in transit) als auch bei der Speicherung (data at rest).
Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, Dokumente vor dem Upload in die Cloud zu anonymisieren, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.
In diesem Artikel werden wir uns genauer mit den Möglichkeiten von Anonymisierung von Dokumenten in der Cloud beschäftigen und Dir zeigen, wie Du mit Hilfe automatischer Anonymisierung mittels KI in Sekundenschnelle sicher und effizient deine Daten schützen kannst.
DSGVO in Zusammenhang mit der Cloud
Eine Cloud bezeichnet ein Netzwerk von entfernten Servern, auf denen Daten, Anwendungen und Software gehostet werden können.
Diese Server können von Unternehmen und Privatpersonen gemietet werden, um so auf eine skalierbare und flexible Infrastruktur zugreifen zu können, ohne eigene Hardware vorhalten zu müssen.
In Unternehmen wird die Cloud häufig für unterschiedliche Zwecke eingesetzt. So können beispielsweise Mitarbeiter aus der Ferne auf Unternehmensdaten und -anwendungen zugreifen, um von überall aus arbeiten zu können. Außerdem können Unternehmen durch die Nutzung von Cloud-Diensten Ressourcen sparen und die Kosten für die eigene IT-Infrastruktur reduzieren. Zudem ermöglicht die Cloud eine schnellere Bereitstellung von Anwendungen und Services und somit eine schnellere Reaktionszeit auf sich ändernde Geschäftsanforderungen.
Allerdings bringt die Nutzung der Cloud auch Risiken mit sich, wie beispielsweise das Risiko eines Datenlecks oder unbefugten Zugriffs auf Unternehmensdaten. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit ihrer Daten in der Cloud zu gewährleisten, wie beispielsweise durch die Anonymisierung von sensiblen Dokumenten.
Die Nutzung von Cloud-Diensten erfordert besondere Aufmerksamkeit im Hinblick auf den Datenschutz, da hier oft sensible, personenbezogene Daten gespeichert werden. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur unter Einhaltung bestimmter Grundsätze verarbeitet werden dürfen, wie etwa der Zweckbindung, Transparenz und der Sicherheit der Daten.
Für den Schutz personenbezogener Daten in der Cloud gibt es spezielle Vorschriften, die in der DSGVO verankert sind. So ist es wichtig, dass die Übertragung der Daten verschlüsselt erfolgt und dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben. Doch auch über die DSGVO hinaus gibt es zahlreiche weitere rechtliche Grundlagen, die die Anonymisierung von Dokumenten in der Cloud unerlässlich machen.
In Domänen wie Medizin oder Finanzen gibt es Standards wie HIPAA oder PCI DSS, die besondere Vorgaben zur Sicherung sensibler Daten beinhalten.
Auch das Telemediengesetz (TMG) spielt eine Rolle, da es unter anderem die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten in elektronischen Medien regelt. In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig, dass die Daten anonymisiert werden, um den Schutz der Privatsphäre zu gewährleisten. Insgesamt ist die Anonymisierung von Dokumenten in der Cloud also nicht nur aus rechtlicher, sondern auch aus ethischer Sicht von großer Bedeutung.
Risiken in Verbindung mit Datenspeicherung in der Cloud
Welche Risiken bestehen konkret in Verbindung mit der Nutzung der Cloud? Das sind unter anderem:
- Datenübertragung und Netzwerkverbindung
Die Übertragung von Daten in die Cloud erfolgt oft über unsichere oder unverschlüsselte Netzwerke. Hierbei besteht das Risiko, dass Dritte auf die Daten zugreifen und diese möglicherweise missbrauchen oder verändern.
→ Durch eine effektive Anonymisierung der Dokumente vor dem Upload in die Cloud kann das Risiko eines Datenlecks minimiert werden. Dabei sollten besonders sensible Informationen wie personenbezogene Daten, vertrauliches Firmenwissen oder geistiges Eigentum geschützt werden.
- Technische Fehler und Cyberangriffe
Auch technische Fehler und Cyberangriffe stellen eine ernsthafte Gefahr für die Daten in der Cloud dar. Hierbei kann es beispielsweise zu Datenverlust, -diebstahl oder -manipulation kommen. Um sich effektiv gegen solche Angriffe zu schützen, ist es wichtig, dass die Cloud-Infrastruktur sicher und gut gewartet ist.
→ Zusätzlich sollte die Anonymisierung der Dokumente durchgeführt werden, um die Daten unleserlich zu machen und somit den Angreifern den Zugriff auf sensible Informationen zu erschweren.
- Zugriff nicht autorisierter Benutzer
Ein weiteres Risiko ist der unbefugte Zugriff auf die Cloud-Daten durch nicht autorisierte Benutzer. Durch schwache Passwörter oder durch eine unzureichende Rechteverwaltung können Dritte Zugriff auf die Cloud erhalten und somit auf sensible Daten zugreifen.
→ Durch eine effektive Anonymisierung der Dokumente können diese unleserlich gemacht werden und somit den unbefugten Zugriff erschweren. Es ist wichtig, dass die Zugriffsrechte auf die Cloud-Daten sorgfältig verwaltet werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben.
Effektive Wege für Unternehmen, Dokumente sicher und schnell zu anonymisieren
Eine Möglichkeit Dokumente schnell und effektiv zu anonymisieren, ist die Verwendung von Künstlicher Intelligenz (KI). Durch den Einsatz von maschinellen Lernverfahren können Algorithmen automatisch personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Telefonnummern in Texten erkennen und unkenntlich machen. Dabei werden Textstruktur und Inhalt der Dokumente beibehalten, während personenbezogene Informationen anonymisiert werden.
Automatisierte Dokumentenanonymisierung spart Zeit und Kosten und ist zusätzlich deutlich verlässlicher. Denn durch den Einsatz von KI können selbst feinste Muster in Texten erkannt werden, die menschlichen Augen entgehen können.
Zudem wird die Anonymisierung standardisiert und somit die Gefahr von menschlichen Fehlern minimiert. Eine Gegenüberstellung von manueller Anonymisierung vs. KI liest du in unserem Artikel Künstliche Intelligenz für mehr Privatsspäre mit konkretem Rechenbeispiel.
Durch die Nutzung von maschinellen Lernverfahren kann somit eine schnelle und zuverlässige Anonymisierung von Dokumenten gewährleistet werden.
Anonymisieren mit anonymization.ai von Glanos
Dokumente manuell zu anonymisieren beansprucht viel Zeit und verzögert Prozesse intern wie extern. Automatische Anonymisierung kann hierbei helfen. Um Unternehmen dabei zu unterstützen, Prozesse zu beschleunigen und Daten freizugeben, hat Glanos die anonymization.ai entwickelt.
Die Künstliche Intelligenz liest und “versteht” Dokumente mithilfe von Natural Language Processing. Die Methode basiert auf statistischen Modellen und Trainingsdaten. Der Maschine wird mit hilfe eines Trainingskorpus beigebracht, was Personen- oder Firmennamen sein können und so erkennt sie zuverlässig verschiedene Kategorien in einem zu anonymisierenden Dokument in Millisekunden.
Sensible Daten kann sie schwärzen oder durch sinnerhaltende Platzhalter wie Name1, Name2, Firma1, Land4, usw. ersetzen, wodurch die Lesbarkeit erhalten bleibt. Es kann individuell ausgewählt werden, welche Kategorien anonymisiert werden sollen. Diese reichen von Telefonnummern und Adressen über Geldwerte bis hin zu Bildern.
Die Anonymisierung kann jederzeit wieder rückgängig gemacht werden falls nötig. Das geschieht mit einem persönlichen De-pseudonymisierungs-Schlüssel. Nur wer diesen Key besitzt, kann das Dokument in seine ursprüngliche, unverschlüsselte Form zurückführen. Das DSGVO-konforme Dokument kann anschließend sofort heruntergeladen, weiterverarbeitet oder verschickt werden.
Auf diese Weise stellen Unternehmen sicher, DSGVO-konform nach innen und außen zu arbeiten und schützen sensible Daten ihrer Kund:innen innerhalb weniger Sekunden in einer individuell anpassbaren Form.
Teste uns gerne! Mehr Information gibt es auf Glanos oder probiere unsere kostenlose Demo der anonymization.ai aus und arbeite von jetzt an immer DSGVO konform.
